Perencanaan SDM

BAB I
Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Perencanan SDM
Perencanaan sumber daya manusia merupaka fungsi utama yang harus dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai posisi., jabatan, pekerjaan yang tepat dalam waktu yang tepat. Keseluruhan itu dalam rangka untuk mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Werther dan Davis (1989: 33) mengemukakan perencanaan sumber daya manusia adalah suatu perencanaan yang sistematis tentang perkiraan kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai. Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan dating, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia berkaitan erat dengan pengidentifikasian persoalan-persoalan, ancaman-ancaman, dan peluang-peluang dalam organisasi dan lingkungan organisasi. Menurut Schuler (1992: 33), perencanaan SDM memiliki dua hubungan penting dengan lingkungan internal organisasi, yaituhubungan dengan strategi organisasional dan budaya organisasional. Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi, agar sebuah organisasi tidak menemui hambatan-hambatan yang berkaitan dengan SDM dalam mencapai tujuan dalam menghadapi dampak perkembangan yang selalu berubah-ubah. Namun demikian, perencanaan SDM dalam suatu organisasi tidaklah bersifat statis, karena arus perkembangan ilmu pengetahuan, teknologi, kebutuhan, lingkungan selalu berubah-ubah, maka perencanaan SDM harus dapat mengakomodasisetiap gerak perubahan tersebut, bila suatu organisasi yang bersangkutan tidak mau ketinggalan.
Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa empat kegiatan yang harus dilakukan oleh perencanaan sumber daya manusia, yaitu:
1. Menginventarisasi persediaan sumber daya manusia.
2. Memprediksi sumber daya manusia.
3. Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia.
4. Memonitor dan evaluasi.
2.2 Komponen Perencanaan SDM
Komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM salah satunya adalah tujuan. Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Perencanaan Organisasi Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir. Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat perencanaan SDM harus mengetahui secara jelas masalah yang akan direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang SDM. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan masa mendatang. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan teknologi masa depan. Mengetahui secara luas peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
2.3 Aktifitas dalam perencanaan SDM.
Aktifitas-aktifitas dalam perencanaan SDM dapat digambarkan dalam tiga jangka waktu, yaitu:
2.3.1 Perencanaan jangka pendek (sampai dengan satu tahun) yang sering disebut sebgai strategi sumberdaya manusia meliputi:
a. Meramalkan permintaan dan penawaran yang dapat diprediksi dengan pasti (pekerjaan apa yang butuh diisi dan ditawarkan, bagaimana dan dimana mendapat orang-orang tersebut.
b. Menetapkan tujuan yang mudah untuk dikuantifikasi. Misalnya menarik, manilai dan menentukan karyawan yang dibutuhkan untuk berbagai pekerjaan.
c. Design dan implementasi program-program jangka pendek. Misalnya system penilaian kinerja untuk mengidentifikasi perbaikan kinerja dan kompensasi penghargaan.
d. Mengevaluasi perencanaan jangka pendek. Misalnya penilaian tentang seberapa baik tujuan telah dicapai.
2.3.2 Perencanaan jangka menengah (jangka waktu dua atau tiga tahun), meliputi:
a. Meramalkan permintaan jangka menengah, dalam hal ini perencanaan strategi berusaha memprediksi output organisasi. Misalnya produksi yang diharapkan, volume dan tingkat penjualan.
b. Meramalkan tujuan. Tujuan jangka menengah adalah serangkaian rencana tindakan yang dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan melalui usaha bersama dari perencanaan SDM dengan perubahan kebutuhan karyawan.
c. Design dan implementasi program-program jangka menengah yang dapat membantu karyawan menyesuaikan pada perubahan-perubahan organisasi. Misalnya training atau retraining programs. Hal ini dipengaruhi oleh perubahan teknologi.
d. Evaluasi jangka menegah. Karena jangka menengah lebih tidak pasti, kontingensi dan ruang lingkup lebih luas, maka penyesuaian unit analisis seringkali pada produktivitas departemen atau unit bisnis.
2.3.3 Jangka panjang (lebih dari tiga tahun), meliputi:
a. Meramalkan permintaan dan penawaran yang berhubungan dengan tantangan suksesi. Sedangkan program perencanaan suksesi sendiri adalah system yang kompleks untuk melindungi kesehatan perusahaan jangka panjang.
b. Program design dan implementasi, hal ini dapat dilakukan dengan mengembangkan talenta orang-orang yang mempunyai kemampuan mental lebih baik, yang secara psychologis cocok dengan yang dibutuhkan perusahaan untuk inovasi dan perubahan, perencanaan suksesi dan penembangan karir serta program peningkatan kualitas.
c. Evaluasi perencanaan jangka panjang. Evaluasi program suksesi menekankan pada kemampuan untuk memprediksi hasil-hasil individu, seperti kemajuan karir dan kepuasan.
Walaupun sudah direncanakan dengan baik, namun seringkalimasih terdapat kesenjangan antara perencanaan SDM dalam pengembangannya dan implementasi strategi SDM. Kesenjangan ini dapat terjadi karena adanya perubahan yang luas dalam perdagangan dunia dan meningkatnya persaingan, regulasi serta teknologi baru, prioritas kebijakan dan strategi bergantung pada kepentingan kelompok yang mempunyai otoritas, sehingga perencanaan berbeda dengan pelaksanaan, selain itu dipengaruhi oleh faktor-faktor yang berhubungan dengan sifat manajemen, keahlian dan kemampuan manajer yang memiliki prefensi untuk mengadaptasi pragmatis melebihi konseptualisasi serta ketidakpercayaan terhadap teori ataupun perencanaan. Meskipun terdapat kesenjangan antara teori dan praktik, tetapi hasil riset ditemukan bahwa perencanaan SDM tetap diperlukan (Rothwell, 1995: 4)
2.4 Stategi SDM
Strategi SDM adalah seperangkat proses-proses dan aktifitas yang dilakukan bersama oleh manajer SDM dan manajer lini untuk menyesuaikan masalah bisnis yang terkait dengan manusia (people-related business issue). Kegiatan strategi SDM didasarkan pada kerjasama antara SDM, dan manajer lini dalam mengelola SDM yang menekankan pada people-reated business concers untuk mencapai tujuan strategi bisnis yang ditetapkan, yaitu meningkatkan kinerja bisnis saat ini dan masa depat serta menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan.
2.5 Integrasi Perencanaan SDM dengan Perencanaan Strategik.
Tujuan perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa orang yang tepat berada pada tempat dan waktu yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut maka perencanaan SDM harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara menyeluruh. Oleh karena itu untuk mencapai perencanaan SDM dengan perencanaan strategik. Buttler et. al (1991: 5) mengemukakan bahwa pengintegrasian perencanaan SDM dengan perencanaan strategi memungkinkan perusahaan mengatasi masalah-masalah seperti: merger, international operations, dan corporate entrepreneurism.
Lengnick-Hall (1998: 5) mengemukakan bahwa intregasi perencanaan SDM dengan perencanaan strategi dilakukan dengan beberapa alasan:
a. Integrasi menawarkan banyak penyelesaian untuk pemecahan masalah organisasi yang kompleks.
b. Integrasi memberikan kepastian bahwa SDM, financial dan teknologi menjadi pertimbangan dalam menentukan tujuan prakiraan penerapan kemampuan.
c. Melalui integrasi, organisasi harus mempertimbangkan individu-individu yang menyertai dan harus menerapkan kebijakan.
d. Hubungan timbale balik dalam integrasi perencanaan SDM dan perencanaan strategi membatasi sub ordinasi dan pertimbangan strategic pada hal-hal yang menjadi pilihan SDM dan mengesampingkan SDM sebagai sumber penting kemampuan organisasi dan keunggulan kompetitif.
2.6 Tantangan Manajemen SDM
Globalisasi memberikan implikasi terbukanya peluang bagi para manajemen dalam berbagai bidang untuk memberikan solusi alternative kepada pengguna untuk memperoleh kualitas layanan unggul. Hal ini memberikan tantangan bagi suatu organisasi perusahaan untuk menghasilkan kualitas layanan prima.
Organisasi harus mencari jalan untuk mengurangi hambatan-hambatan. Pertama, organisasi harus belajar keanekaragaman dari budayadan nilai-nilai anggotanya.Keedua, organisasi harus mengembangkan budaya organiasasi sendiri melalui komunikasi yang baik dengan anggotanya. Untuk mendukung usaha mengembangkan budaya organisasi, harus ada perubahan pada kebijakan SDM.
2.6.1 Faktor Eksternal Organisasi
Faktor lingkungan atau keadaan yang bersumber dari luar organisasi yang dapat menghambat usaha peningkatan fungsi SDMyang mendukung tercapainya tujuan organisasi. Faktor tersebut adalah angkatan kerja, peraturan/hukum perundang-undangan, persaingan, konsumen, serta perubahan teknologi, ekonomi, dan masyarakat
a. Angkatan Kerja
Angkatan Kerja merupakan kelompok individu dari luar yang menjadi pekerja dalam organisasi. Kemampuan dari tenaga kerja organisasi menentukan seberapa besar dapat meraih misinya. Sejak tenaga kerja baru dipekerjakan dari luar organisasi , angkatan kerja dipertimbangkan sebagai factor lingkungan eksternal. Angkatan kerja selalu berubah dan pergantian ini menimbulkan perubahan angkatan kerja dalam organisasi. Perubahan ini meliputi ras, jenis kelamin/gender, usia, nilai, dan norma budaya.
b. Persaingan
Untuk menaikkan pangsa pasar, sebuah organisasi harus mengandalkan pada satu dari dua peluang yang terbuka, yaitu :
• Organisasi itu harus mendapatkan lebih banyak pelanggan, baik dengan mengumpulkan pangsa pasar yang lebih besar maupun dengan menemukan cara peningkatan ukuran pasar itu sendiri.
• Organisasi itu harus mengalahkan pesaing dalam memasuki dan memenangkan pasar yang sedang berkembang.
• Cara manapun yang digunakan organiasi harus menganalisis pesaing dalam menetapkan strategi pemasaran yang terarah dalam rangka member kepuasan yang lebih besar kepada pelanggan.
c. Konsumen
Konsumen merupakan suatu hal yang tidak pasti bagi organisasi. Selera dan cita rasa pelanggan dapat berubah. Setiap saat perubahan konsumen dapat menjadi puas atau tidak puas dengan jasa atau produk organisasi. Dengan demikian, organisasi haus dapat mengenali perubahan selera atau kebutuhan konsumen. Semakin lama secara umum, ada kecendrungan konsumen menjadi semakin kuat posisi relatifnya terhadap organisasi.Hal ini disebabkan tingkat pendidikan masyarakat semakin maju sehingga konsumen ssemakin mengetahui hak-haknya. Organisasi yang ingin berkembang dan mendapatkan keunggulan kompetitif harus dapat memberikan produk berupa barang atau jasa yang berkualitas dengan harga yang bersaing, pengantaran barang lebih cepat, dan layanan yang baik pada para pelanggan. Untuk memenuhi kepuasan pelanggan pada industry jasa, kualitas layanan sangat penting dikelola.
d. Teknologi
Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk mengubah bentuk masukkan (bahan baku, infromasi, dsb) menjadi keluaran (produk dan jasa). Perubahan teknologi dapat membantu organisasi untuk menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produk secara efisien. Teknologi akan mempengaruhi manajemen personalia karena teknologi mampu mengubah pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan organisasi untuk memproduksi barang atau jasa.
e. Politik
Variabel unsur politik termasuk UU, peraturan, dan kepeutusan pemerintah yang mempimpin dan mengatur segala perilaku usaha.
Banyak peraturan dan perundang-undangan yang mempengaruhi organisasi dihasilkan melalui proses politik. Peran pemerintah dalam mempengaruhi kegiatan organisasi dapat dilihat dari pembicaraan pemerintah sebagai lingkungan eksternal. Politik internasional akan berpengaruh pula pada kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu perubahan-perubahan politik harus diperhatikan oleh manajemen.
f. Ekonomi
Kondisi ekonomi secara umum sangat menentukan keberhasilan organisasi. Upah, harga yang ditetpkan oleh pemasok dan pesaing, serta kebijakan fiscal pemerintah akan mempengaruhi biaya produksi barang dan penawaran jasa serta kondisi pasar tempat kita menjual.
Indikator ekonomi umum mengukur pendapatan dan produk nasional, tabungan, investasi, harga, upah, produktivitas, lapangan kerja, aktivitas pemerintah, pengangguran, kebijakan moneter, lalu lintas devisa, suku bunga, lembaga keuanagan bank dan nonbank, serta inflasi dan transaksi internasional.
g. Demografi
Demografi tenaga kerja menggambarkan komposisi berikut : tingkat pendidikan, usia, suku, jenis kelamin, persentase populasi yang berpartsipasi dalam tenaga kerja, dan karakteristik lainnya. Perubahan dalam demografi tenaga kerja biasanya diketahui lebih dahulu, terjadi secara perlahan, dan diikuti dengan baik. Misalnya peningkatan tingkat pendidikan penduduk adalah kecenderungan yang bergerak perlahan.
2.6.2 Faktor Internal Organisasi
Faktor lingkungan atau keadaan yang bersumber dari dalam organisasi sendiri yang dapat menghambat usaha peningkatan fungsi SDM untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Faktor tersebut antara lain misi, kebijakan, budaya organisasi, serikat pekerja, dan pemegang saham. Adapun variable internal dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Misi
Sesuatu yang menyangkut keberadaan organisasi. Di dalam masyarakat, setiap entitas mempunyai peranan sendiri. Peranan tersebut akan menentukan misi atau maksud keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut.
b. Kebijakan
Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan. Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Kebijakan membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi.
c. Budaya Perusahaan
Budaya Perusahaan merupakan system dari nilai-nilai dan kepercayaan yang disepakati bersama yang memberi arti pada anggota dari organisasi tersebut dan aturan-aturan yang berlaku. Nilai-nilai ini bervarisasi bergantung pada pandangan masing-masing. Nilai-nilai ini juga menciptakan peluang dan rencana strategis. Seperti sikap dan kepribadian yang membentuk individu, budaya organisasi membentuk tanggapan dari anggota¬ anggotanya.
d. Pemegang Saham dan Dewan Direksi
Pemilik persahaan disebut pemegang saham. Struktur organisasi public yang besar mempengaruhi organisasi dengan menggunakan hak suara. Secara tradisional, pemegang saham tertarik pada pendapatan investasi dan membiarkan kegiatan operasional organisasi dijalankan oleh manajer.
e. Serikat Pekerja
Tingkat upah, keuntungan, dan kondisi kerja bagi jutaan pekerja merupakan cerminan keputusan yang dibuat oleh manajemen dan serikat pekerja secara bersama-sama.
f. Sistem Informasi
Kualitas informasi akan mempengaruhi kualitas kontribusi departemen SDm yang digunakan dalam pengambilan keputusan personalia. Departemen manapun dalam organisasi, termasuk personalia, membutuhkan informasi yang akurat dan valid.
2.7 Perencanaan SDM dan Keunggulan Kompetitif.
Perusahaan yang akan bersaing pada kompetisi global harus memiliki keunggulan bersaing (competitive advantage) dibanding pesaingnya. Menurut Gluck dan Frederick (1980: 8) suatu perusahaan dikatakan memiliki keunggulan bersaing jika memenuhi cirri-ciri berikut ini:
a. Kompetensi khusus, misalnya mempunyai produk dengan mutu lebih baik, mempunyai saluran distribusi yang lebih lancer, penyerahan produk yang lebih cepat, mempunyai merk produk yang lebih terkenal.
b. Menciptakan persaingan tidak sempurna. Dalam persaingan sempurna setiap perusahaan dapat masuk dan keluar pasar dengan mudah sehingga perusahaan yang ingin mencari keunggulan bersaing harus keluar dari pasar persaingan sempurna.
c. Keberlanjutan, artinya keunggulan bersaing harus bisa berlanjut dan tidak terputus-putus.
d. Cocok dengan lingkungan eksternal. Lingkungan eksternal memberikan peluang dan ancaman kepada perusahaan yang saling bersaing.
e. Laba yang diperoleh lebih tinggi daripada rata-rata laba perusahaan lain.
Walker (1990: 9) menyebutkan bahwa terdapat empat karakteristik utama yang harus dipenuhi oleh fungsi SDM agar bisa mendukung keungulan bersaing yaitu:
a. Menginterasikan kegiatan SDM dengan strategi bisnis
b. Mengintegrasikan proses SDM dengan proses SDM manajemen.
c. Mengintegrasikan fungsi SDM dengan bisnis.
d. Mengintegrasikan cara pengukuran SDM dengan cara pengukuran organisasi secara keseluruhan.
Untuk mencapai keempat hal tersebut penting sekali diawali dengan perencanaan SDM yang efektif.
BAB II
Pembahasan
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama ayng harus dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja yang tepat untuk menduduki bergabai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah akan ditetapkan.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan dating dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.
Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi supaya organisasitidak mengalami hambatan bidang SDM dalam mencapai tujuan-tujuanya dalam rangka dampak perkembangan yang selalu berubah-ubah. Namun demikian, peerencanaan SDM dalam suatu organisasi tidaklah bersifat statis, karena arus perkembangan ilmu, pengetahuan, teknologi, kebutuhan, lingkungan selalu berubah-ubah maka perencanaan SDM harus dapat mengakomodasi setiap gerak perubahan tersebut. Sehingga nantinya perusahaan tersebut siap untuk bersaing secara kompetitif dengan perusahaan lainnya.
BAB III
Penutup
4.1 Kesimpulan
Perencanaan SDM (Human Resource Planning) sebagai proses dimana manajemen menetapkan bagaimana organisasi seharusnya bergerak dari keadaan SDM sekarang ini menuju posisi SDM yang diinginkan di masa depan. Untuk mencapai perencanaan SDM yang efektif haruslah ada integrasi antara perencanaan SDM dengan perencanaan strategic dan perencanaan operasional. Meskipun sudah direncanakan dengan baik, namun seringkali masih terdapat kesenjangan antara perencanaan SMD dalam pengembangannnya dan implementasi strategi SDM. Kesenjangan ini dapat terjadi antara lain karena adanya perubahan yang luas dalam perdagangan dunia dan meningkatnya persaingan, regulasi serta teknologi yang baru. Oleh karena itu diperlukan penjelasan-penjelasan untuk menjembatani kesenjangan tersebut. Namun demikian, meskipun terdapat kesenjangan antara teori dan praktik, tetapi dari hasil riset ditemukan bahwa perencanaan SDM tetap diperlukan.
Terkait dengan keunggulan kompetitif terdapat empat karakteristik utama yang harus dipenuhi oleh fungsi SDM agar bisa mendukung keunggulan kompetitif, yaitu:
a. Menginterasikan kegiatan SDM dengan strategi bisnis
b. Mengintegrasikan proses SDM dengan proses SDM manajemen.
c. Mengintegrasikan fungsi SDM dengan bisnis.
d. Mengintegrasikan cara pengukuran SDM dengan cara pengukuran organisasi secara keseluruhan.