BAB I
Kajian Pustaka
2.1 Pengertian Perencanan SDM
Perencanaan sumber daya manusia merupaka fungsi utama yang harus
dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja
yang tepat untuk menduduki berbagai posisi., jabatan, pekerjaan yang
tepat dalam waktu yang tepat. Keseluruhan itu dalam rangka untuk
mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.
Werther dan Davis (1989: 33) mengemukakan perencanaan sumber daya
manusia adalah suatu perencanaan yang sistematis tentang perkiraan
kebutuhan dan pengadaan tentang pegawai. Perencanaan sumber daya manusia
merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi
permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan
dating, dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi tersebut.
Perencanaan sumber daya manusia berkaitan erat dengan pengidentifikasian
persoalan-persoalan, ancaman-ancaman, dan peluang-peluang dalam
organisasi dan lingkungan organisasi. Menurut Schuler (1992: 33),
perencanaan SDM memiliki dua hubungan penting dengan lingkungan internal
organisasi, yaituhubungan dengan strategi organisasional dan budaya
organisasional. Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi, agar sebuah
organisasi tidak menemui hambatan-hambatan yang berkaitan dengan SDM
dalam mencapai tujuan dalam menghadapi dampak perkembangan yang selalu
berubah-ubah. Namun demikian, perencanaan SDM dalam suatu organisasi
tidaklah bersifat statis, karena arus perkembangan ilmu pengetahuan,
teknologi, kebutuhan, lingkungan selalu berubah-ubah, maka perencanaan
SDM harus dapat mengakomodasisetiap gerak perubahan tersebut, bila suatu
organisasi yang bersangkutan tidak mau ketinggalan.
Dengan demikian, dapat dijelaskan bahwa empat kegiatan yang harus dilakukan oleh perencanaan sumber daya manusia, yaitu:
1. Menginventarisasi persediaan sumber daya manusia.
2. Memprediksi sumber daya manusia.
3. Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia.
4. Memonitor dan evaluasi.
2.2 Komponen Perencanaan SDM
Komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM salah satunya
adalah tujuan. Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan
kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan
perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan
perusahaan pada masa yang akan datang untuk menghindari mismanajemen dan
tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas. Perencanaan Organisasi
Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan
untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi.
Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat produksi. Tingkat
produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing dapat juga
berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi,
kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir. Kesimpulannya,
PSDM memberikan petunjuk masa depan, menentukan dimana tenaga kerja
diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan pelatihan dan pengembangan
jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui rencana suksesi,
jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat perencanaan SDM harus mengetahui secara jelas masalah
yang akan direncanakannya. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis
informasi tentang SDM. Harus mempunyai pengalaman luas tentang job
analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM. Harus mampu membaca
situasi SDM masa kini dan masa mendatang. Mampu memperkirakan
peningkatan SDM dan teknologi masa depan. Mengetahui secara luas
peraturan dan kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
2.3 Aktifitas dalam perencanaan SDM.
Aktifitas-aktifitas dalam perencanaan SDM dapat digambarkan dalam tiga jangka waktu, yaitu:
2.3.1 Perencanaan jangka pendek (sampai dengan satu tahun) yang sering disebut sebgai strategi sumberdaya manusia meliputi:
a. Meramalkan permintaan dan penawaran yang dapat diprediksi dengan
pasti (pekerjaan apa yang butuh diisi dan ditawarkan, bagaimana dan
dimana mendapat orang-orang tersebut.
b. Menetapkan tujuan yang mudah untuk dikuantifikasi. Misalnya menarik,
manilai dan menentukan karyawan yang dibutuhkan untuk berbagai
pekerjaan.
c. Design dan implementasi program-program jangka pendek. Misalnya
system penilaian kinerja untuk mengidentifikasi perbaikan kinerja dan
kompensasi penghargaan.
d. Mengevaluasi perencanaan jangka pendek. Misalnya penilaian tentang seberapa baik tujuan telah dicapai.
2.3.2 Perencanaan jangka menengah (jangka waktu dua atau tiga tahun), meliputi:
a. Meramalkan permintaan jangka menengah, dalam hal ini perencanaan
strategi berusaha memprediksi output organisasi. Misalnya produksi yang
diharapkan, volume dan tingkat penjualan.
b. Meramalkan tujuan. Tujuan jangka menengah adalah serangkaian rencana
tindakan yang dikembangkan untuk mencapai tujuan-tujuan melalui usaha
bersama dari perencanaan SDM dengan perubahan kebutuhan karyawan.
c. Design dan implementasi program-program jangka menengah yang dapat
membantu karyawan menyesuaikan pada perubahan-perubahan organisasi.
Misalnya training atau retraining programs. Hal ini dipengaruhi oleh
perubahan teknologi.
d. Evaluasi jangka menegah. Karena jangka menengah lebih tidak pasti,
kontingensi dan ruang lingkup lebih luas, maka penyesuaian unit analisis
seringkali pada produktivitas departemen atau unit bisnis.
2.3.3 Jangka panjang (lebih dari tiga tahun), meliputi:
a. Meramalkan permintaan dan penawaran yang berhubungan dengan tantangan
suksesi. Sedangkan program perencanaan suksesi sendiri adalah system
yang kompleks untuk melindungi kesehatan perusahaan jangka panjang.
b. Program design dan implementasi, hal ini dapat dilakukan dengan
mengembangkan talenta orang-orang yang mempunyai kemampuan mental lebih
baik, yang secara psychologis cocok dengan yang dibutuhkan perusahaan
untuk inovasi dan perubahan, perencanaan suksesi dan penembangan karir
serta program peningkatan kualitas.
c. Evaluasi perencanaan jangka panjang. Evaluasi program suksesi
menekankan pada kemampuan untuk memprediksi hasil-hasil individu,
seperti kemajuan karir dan kepuasan.
Walaupun sudah direncanakan dengan baik, namun seringkalimasih terdapat
kesenjangan antara perencanaan SDM dalam pengembangannya dan
implementasi strategi SDM. Kesenjangan ini dapat terjadi karena adanya
perubahan yang luas dalam perdagangan dunia dan meningkatnya persaingan,
regulasi serta teknologi baru, prioritas kebijakan dan strategi
bergantung pada kepentingan kelompok yang mempunyai otoritas, sehingga
perencanaan berbeda dengan pelaksanaan, selain itu dipengaruhi oleh
faktor-faktor yang berhubungan dengan sifat manajemen, keahlian dan
kemampuan manajer yang memiliki prefensi untuk mengadaptasi pragmatis
melebihi konseptualisasi serta ketidakpercayaan terhadap teori ataupun
perencanaan. Meskipun terdapat kesenjangan antara teori dan praktik,
tetapi hasil riset ditemukan bahwa perencanaan SDM tetap diperlukan
(Rothwell, 1995: 4)
2.4 Stategi SDM
Strategi SDM adalah seperangkat proses-proses dan aktifitas yang
dilakukan bersama oleh manajer SDM dan manajer lini untuk menyesuaikan
masalah bisnis yang terkait dengan manusia (people-related business
issue). Kegiatan strategi SDM didasarkan pada kerjasama antara SDM, dan
manajer lini dalam mengelola SDM yang menekankan pada people-reated
business concers untuk mencapai tujuan strategi bisnis yang ditetapkan,
yaitu meningkatkan kinerja bisnis saat ini dan masa depat serta
menghasilkan keunggulan bersaing berkelanjutan.
2.5 Integrasi Perencanaan SDM dengan Perencanaan Strategik.
Tujuan perencanaan SDM adalah untuk memastikan bahwa orang yang tepat
berada pada tempat dan waktu yang tepat. Untuk mencapai tujuan tersebut
maka perencanaan SDM harus disesuaikan dengan rencana organisasi secara
menyeluruh. Oleh karena itu untuk mencapai perencanaan SDM dengan
perencanaan strategik. Buttler et. al (1991: 5) mengemukakan bahwa
pengintegrasian perencanaan SDM dengan perencanaan strategi memungkinkan
perusahaan mengatasi masalah-masalah seperti: merger, international
operations, dan corporate entrepreneurism.
Lengnick-Hall (1998: 5) mengemukakan bahwa intregasi perencanaan SDM
dengan perencanaan strategi dilakukan dengan beberapa alasan:
a. Integrasi menawarkan banyak penyelesaian untuk pemecahan masalah organisasi yang kompleks.
b. Integrasi memberikan kepastian bahwa SDM, financial dan teknologi
menjadi pertimbangan dalam menentukan tujuan prakiraan penerapan
kemampuan.
c. Melalui integrasi, organisasi harus mempertimbangkan individu-individu yang menyertai dan harus menerapkan kebijakan.
d. Hubungan timbale balik dalam integrasi perencanaan SDM dan
perencanaan strategi membatasi sub ordinasi dan pertimbangan strategic
pada hal-hal yang menjadi pilihan SDM dan mengesampingkan SDM sebagai
sumber penting kemampuan organisasi dan keunggulan kompetitif.
2.6 Tantangan Manajemen SDM
Globalisasi memberikan implikasi terbukanya peluang bagi para manajemen
dalam berbagai bidang untuk memberikan solusi alternative kepada
pengguna untuk memperoleh kualitas layanan unggul. Hal ini memberikan
tantangan bagi suatu organisasi perusahaan untuk menghasilkan kualitas
layanan prima.
Organisasi harus mencari jalan untuk mengurangi hambatan-hambatan.
Pertama, organisasi harus belajar keanekaragaman dari budayadan
nilai-nilai anggotanya.Keedua, organisasi harus mengembangkan budaya
organiasasi sendiri melalui komunikasi yang baik dengan anggotanya.
Untuk mendukung usaha mengembangkan budaya organisasi, harus ada
perubahan pada kebijakan SDM.
2.6.1 Faktor Eksternal Organisasi
Faktor lingkungan atau keadaan yang bersumber dari luar organisasi yang
dapat menghambat usaha peningkatan fungsi SDMyang mendukung tercapainya
tujuan organisasi. Faktor tersebut adalah angkatan kerja,
peraturan/hukum perundang-undangan, persaingan, konsumen, serta
perubahan teknologi, ekonomi, dan masyarakat
a. Angkatan Kerja
Angkatan Kerja merupakan kelompok individu dari luar yang menjadi
pekerja dalam organisasi. Kemampuan dari tenaga kerja organisasi
menentukan seberapa besar dapat meraih misinya. Sejak tenaga kerja baru
dipekerjakan dari luar organisasi , angkatan kerja dipertimbangkan
sebagai factor lingkungan eksternal. Angkatan kerja selalu berubah dan
pergantian ini menimbulkan perubahan angkatan kerja dalam organisasi.
Perubahan ini meliputi ras, jenis kelamin/gender, usia, nilai, dan norma
budaya.
b. Persaingan
Untuk menaikkan pangsa pasar, sebuah organisasi harus mengandalkan pada satu dari dua peluang yang terbuka, yaitu :
• Organisasi itu harus mendapatkan lebih banyak pelanggan, baik dengan
mengumpulkan pangsa pasar yang lebih besar maupun dengan menemukan cara
peningkatan ukuran pasar itu sendiri.
• Organisasi itu harus mengalahkan pesaing dalam memasuki dan memenangkan pasar yang sedang berkembang.
• Cara manapun yang digunakan organiasi harus menganalisis pesaing dalam
menetapkan strategi pemasaran yang terarah dalam rangka member kepuasan
yang lebih besar kepada pelanggan.
c. Konsumen
Konsumen merupakan suatu hal yang tidak pasti bagi organisasi. Selera
dan cita rasa pelanggan dapat berubah. Setiap saat perubahan konsumen
dapat menjadi puas atau tidak puas dengan jasa atau produk organisasi.
Dengan demikian, organisasi haus dapat mengenali perubahan selera atau
kebutuhan konsumen. Semakin lama secara umum, ada kecendrungan konsumen
menjadi semakin kuat posisi relatifnya terhadap organisasi.Hal ini
disebabkan tingkat pendidikan masyarakat semakin maju sehingga konsumen
ssemakin mengetahui hak-haknya. Organisasi yang ingin berkembang dan
mendapatkan keunggulan kompetitif harus dapat memberikan produk berupa
barang atau jasa yang berkualitas dengan harga yang bersaing,
pengantaran barang lebih cepat, dan layanan yang baik pada para
pelanggan. Untuk memenuhi kepuasan pelanggan pada industry jasa,
kualitas layanan sangat penting dikelola.
d. Teknologi
Teknologi adalah pengetahuan, peralatan, dan teknik yang digunakan untuk
mengubah bentuk masukkan (bahan baku, infromasi, dsb) menjadi keluaran
(produk dan jasa). Perubahan teknologi dapat membantu organisasi untuk
menyediakan produk yang lebih baik atau menghasilkan produk secara
efisien. Teknologi akan mempengaruhi manajemen personalia karena
teknologi mampu mengubah pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan
organisasi untuk memproduksi barang atau jasa.
e. Politik
Variabel unsur politik termasuk UU, peraturan, dan kepeutusan pemerintah yang mempimpin dan mengatur segala perilaku usaha.
Banyak peraturan dan perundang-undangan yang mempengaruhi organisasi
dihasilkan melalui proses politik. Peran pemerintah dalam mempengaruhi
kegiatan organisasi dapat dilihat dari pembicaraan pemerintah sebagai
lingkungan eksternal. Politik internasional akan berpengaruh pula pada
kegiatan suatu organisasi. Oleh karena itu perubahan-perubahan politik
harus diperhatikan oleh manajemen.
f. Ekonomi
Kondisi ekonomi secara umum sangat menentukan keberhasilan organisasi.
Upah, harga yang ditetpkan oleh pemasok dan pesaing, serta kebijakan
fiscal pemerintah akan mempengaruhi biaya produksi barang dan penawaran
jasa serta kondisi pasar tempat kita menjual.
Indikator ekonomi umum mengukur pendapatan dan produk nasional,
tabungan, investasi, harga, upah, produktivitas, lapangan kerja,
aktivitas pemerintah, pengangguran, kebijakan moneter, lalu lintas
devisa, suku bunga, lembaga keuanagan bank dan nonbank, serta inflasi
dan transaksi internasional.
g. Demografi
Demografi tenaga kerja menggambarkan komposisi berikut : tingkat
pendidikan, usia, suku, jenis kelamin, persentase populasi yang
berpartsipasi dalam tenaga kerja, dan karakteristik lainnya. Perubahan
dalam demografi tenaga kerja biasanya diketahui lebih dahulu, terjadi
secara perlahan, dan diikuti dengan baik. Misalnya peningkatan tingkat
pendidikan penduduk adalah kecenderungan yang bergerak perlahan.
2.6.2 Faktor Internal Organisasi
Faktor lingkungan atau keadaan yang bersumber dari dalam organisasi
sendiri yang dapat menghambat usaha peningkatan fungsi SDM untuk
mendukung tercapainya tujuan organisasi. Faktor tersebut antara lain
misi, kebijakan, budaya organisasi, serikat pekerja, dan pemegang saham.
Adapun variable internal dapat dijelaskan sebagai berikut:
a. Misi
Sesuatu yang menyangkut keberadaan organisasi. Di dalam masyarakat,
setiap entitas mempunyai peranan sendiri. Peranan tersebut akan
menentukan misi atau maksud keberadaan mereka dalam masyarakat tersebut.
b. Kebijakan
Kebijakan juga merupakan rencana karena merupakan pernyataan atau
pemahaman umum yang membantu mengarahkan pengambilan keputusan.
Seringkali kebijakan merupakan pernyataan tidak tertulis. Kebijakan
membatasi pengambilan keputusan dalam wilayah tertentu dan memastikan
agar keputusan tersebut konsisten dan mengarah pada tujuan organisasi.
c. Budaya Perusahaan
Budaya Perusahaan merupakan system dari nilai-nilai dan kepercayaan yang
disepakati bersama yang memberi arti pada anggota dari organisasi
tersebut dan aturan-aturan yang berlaku. Nilai-nilai ini bervarisasi
bergantung pada pandangan masing-masing. Nilai-nilai ini juga
menciptakan peluang dan rencana strategis. Seperti sikap dan kepribadian
yang membentuk individu, budaya organisasi membentuk tanggapan dari
anggota¬ anggotanya.
d. Pemegang Saham dan Dewan Direksi
Pemilik persahaan disebut pemegang saham. Struktur organisasi public
yang besar mempengaruhi organisasi dengan menggunakan hak suara. Secara
tradisional, pemegang saham tertarik pada pendapatan investasi dan
membiarkan kegiatan operasional organisasi dijalankan oleh manajer.
e. Serikat Pekerja
Tingkat upah, keuntungan, dan kondisi kerja bagi jutaan pekerja
merupakan cerminan keputusan yang dibuat oleh manajemen dan serikat
pekerja secara bersama-sama.
f. Sistem Informasi
Kualitas informasi akan mempengaruhi kualitas kontribusi departemen SDm
yang digunakan dalam pengambilan keputusan personalia. Departemen
manapun dalam organisasi, termasuk personalia, membutuhkan informasi
yang akurat dan valid.
2.7 Perencanaan SDM dan Keunggulan Kompetitif.
Perusahaan yang akan bersaing pada kompetisi global harus memiliki
keunggulan bersaing (competitive advantage) dibanding pesaingnya.
Menurut Gluck dan Frederick (1980: 8) suatu perusahaan dikatakan
memiliki keunggulan bersaing jika memenuhi cirri-ciri berikut ini:
a. Kompetensi khusus, misalnya mempunyai produk dengan mutu lebih baik,
mempunyai saluran distribusi yang lebih lancer, penyerahan produk yang
lebih cepat, mempunyai merk produk yang lebih terkenal.
b. Menciptakan persaingan tidak sempurna. Dalam persaingan sempurna
setiap perusahaan dapat masuk dan keluar pasar dengan mudah sehingga
perusahaan yang ingin mencari keunggulan bersaing harus keluar dari
pasar persaingan sempurna.
c. Keberlanjutan, artinya keunggulan bersaing harus bisa berlanjut dan tidak terputus-putus.
d. Cocok dengan lingkungan eksternal. Lingkungan eksternal memberikan
peluang dan ancaman kepada perusahaan yang saling bersaing.
e. Laba yang diperoleh lebih tinggi daripada rata-rata laba perusahaan lain.
Walker (1990: 9) menyebutkan bahwa terdapat empat karakteristik utama
yang harus dipenuhi oleh fungsi SDM agar bisa mendukung keungulan
bersaing yaitu:
a. Menginterasikan kegiatan SDM dengan strategi bisnis
b. Mengintegrasikan proses SDM dengan proses SDM manajemen.
c. Mengintegrasikan fungsi SDM dengan bisnis.
d. Mengintegrasikan cara pengukuran SDM dengan cara pengukuran organisasi secara keseluruhan.
Untuk mencapai keempat hal tersebut penting sekali diawali dengan perencanaan SDM yang efektif.
BAB II
Pembahasan
Perencanaan sumber daya manusia merupakan fungsi utama ayng harus
dilaksanakan dalam organisasi, guna menjamin tersedianya tenaga kerja
yang tepat untuk menduduki bergabai posisi, jabatan, dan pekerjaan yang
tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan
dan berbagai sasaran yang telah akan ditetapkan.
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang
dilakukan untuk mengantisipasi permintaan bisnis dan lingkungan pada
organisasi di waktu yang akan dating dan untuk memenuhi kebutuhan tenaga
kerja yang ditimbulkan oleh kondisi tersebut.
Perencanaan SDM perlu bagi suatu organisasi supaya organisasitidak
mengalami hambatan bidang SDM dalam mencapai tujuan-tujuanya dalam
rangka dampak perkembangan yang selalu berubah-ubah. Namun demikian,
peerencanaan SDM dalam suatu organisasi tidaklah bersifat statis, karena
arus perkembangan ilmu, pengetahuan, teknologi, kebutuhan, lingkungan
selalu berubah-ubah maka perencanaan SDM harus dapat mengakomodasi
setiap gerak perubahan tersebut. Sehingga nantinya perusahaan tersebut
siap untuk bersaing secara kompetitif dengan perusahaan lainnya.
BAB III
Penutup
4.1 Kesimpulan
Perencanaan SDM (Human Resource Planning) sebagai proses dimana
manajemen menetapkan bagaimana organisasi seharusnya bergerak dari
keadaan SDM sekarang ini menuju posisi SDM yang diinginkan di masa
depan. Untuk mencapai perencanaan SDM yang efektif haruslah ada
integrasi antara perencanaan SDM dengan perencanaan strategic dan
perencanaan operasional. Meskipun sudah direncanakan dengan baik, namun
seringkali masih terdapat kesenjangan antara perencanaan SMD dalam
pengembangannnya dan implementasi strategi SDM. Kesenjangan ini dapat
terjadi antara lain karena adanya perubahan yang luas dalam perdagangan
dunia dan meningkatnya persaingan, regulasi serta teknologi yang baru.
Oleh karena itu diperlukan penjelasan-penjelasan untuk menjembatani
kesenjangan tersebut. Namun demikian, meskipun terdapat kesenjangan
antara teori dan praktik, tetapi dari hasil riset ditemukan bahwa
perencanaan SDM tetap diperlukan.
Terkait dengan keunggulan kompetitif terdapat empat karakteristik utama
yang harus dipenuhi oleh fungsi SDM agar bisa mendukung keunggulan
kompetitif, yaitu:
a. Menginterasikan kegiatan SDM dengan strategi bisnis
b. Mengintegrasikan proses SDM dengan proses SDM manajemen.
c. Mengintegrasikan fungsi SDM dengan bisnis.
d. Mengintegrasikan cara pengukuran SDM dengan cara pengukuran organisasi secara keseluruhan.